Categories
Pendidikan

Prosedur Rapat

Prosedur Rapat

Prosedur Rapat

Istilah Prosedur Rapat

Kaitannya dengan pertemuan atau rapat maksudnya ialah pada saat menyelenggarakan rapat, maka pihak penyelenggara harus melakukan kegiatan dengan mengikuti cara atau tahap kegiatan yang tepat dan baik sesuai ketentuan umum yang berlaku dalam rapat.

Adapun prosedur pertemuan atau rapat secara umum, yaitu sebagai berikut :

Panitia penyelenggara melakukan prapersiapan seperti menentukan masalah, tujuan, dan maksud rapat, pemimpin dan peserta rapat, mengirimkan notula rapat sebelumnya.
Panitia penyelenggara melakukan persiapan seperti menentukan acara rapat dan menyusunnya, menata ruang rapat, menyiapkan peralatan perangkat lunak dan keras, peralatan menulis, menyusulkan bahan rapat yang belum sempat dikirim, menyusun konvokasi atau undangan rapat, menempatkan peserta sesuai dengan fungsi dan kedudukannya.
Panitia penyelenggara dan peserta rapat turut terlibat dalam pelaksanaan rapat. Seluruhnya peserta rapat mempunyai hak dan kewajiban yang sama. Maksudnya seluruh peserta rapat mempunyai hak untuk berbicara dan mempunyai kewajiban untuk menyumbangkan hasil pemikiran.
Seorang notulis bila rapat telah selesai harus mampu mencatat jalannya acara rapat. Hal yang dicatat ialah inti-inti pembicaraan selama berlangsungnya acara rapat.
Bila rapat telah berakhir maka pihak penyelenggara harus mempunyai notula rapat yang ditulis oleh notulis atau sekretaris. Notula rapat atau hasil naskah rapat biasanya harus diperbanyak atau digandakan dan dikirimkan atau didistribusikan kepada peserta rapat, baik yang hadir maupun yang tidak hadir pada waktu rapat, atau dikirim kepada pihak luar/ekstern.

 

Prosedur rapat atau pertemuan terdiri atas empat unsur, yaitu :

  • Prapersiapan,
  • Persiapan,
  • Pelaksanaan,
  • Penggandaan dan pendistribusian.

Selain keempat unsur tersebut diatas terdapat hal lain yang mempengaruhi prosedur rapat, yaitu jenis rapat dan tujuan rapat. Jika tujuan dari komunikasi ialah tercapainya suatu keputusan atau adanya pemecahan masalah, maka saluran yang dipergunakan ialah media lisan, kearah peserta yang sedikit atau rapat kecil. Sedangkan penyajian/presentasi formal dengan jumlah peserta rapat yang besar seperti konvensi penjualan, rapat pemegang saham, presentasi untuk analis keamanan, dan fungsi-fungsi upacara, pada umumnya diadakan di auditorium. Untuk memperbesar objek dalam presentasi ini seringkali digunakan alat bantu audiovisual seperti film, audio rekaman, dan slide show.

 

Sumber : https://seputarilmu.com/

Categories
Pendidikan

Etika Rapat Dan Gaya Komunikasi

Etika Rapat Dan Gaya Komunikasi

Etika Rapat Dan Gaya Komunikasi
Salah satu etika yang harus dipahami dan diterapkan adalah etika rapat. Ketika akan melaksanakan pertemuan ( bisnis atau rapat ) maka perhatikanlah prosedur dan etika rapat. Yang dimaksud dengan etika rapat adalah norma, nilai, kaidah, atau ukuran tingkah laku yang baik ketika melakukan rapat.
Gaya komunikasi sebenarnya merupakan bagian dari etika rapat. Pada saat pertemuan setiap orang yang berbicara mempunyai kebiasaan dan gaya tersendiri atau mempunyai gaya komunikasi yang berlainan.

 

Komunikasi yang efektif mempunyai persyaratan antara lain :

  • Persepsi.
  • Ketepatan.
  • Kredibilitas.
  • Pengerndalian.
  • Kecocokan/keserasian.

Beberapa persyaratan agar komunikasi berjalan efektif seperti diuraikan diatas harus diterapkan dalam gaya komunikasi. Gaya komunikasi seseorang sangat menentukan keberhasilan suatu komunikasi. Beberapa hal yang harus diperhatikan dalam gaya komunikasi, antara lain :

Pesyaratan komunikasi yang efektif.

  • Bahasa isyarat ialah gerakan badan/tubuh atau ekspresi wajah.
  • Bahasa yang digunakan jelas, singkat, tepat dan santun, serta dapat dipahami dengan mudah oleh orang lain.
  • Budi pekerti, watak, dan etika turut mempengaruhi gaya komunikasi seseorang.

Gaya bahasa yang digunakan menentukan gaya komunikasi.

Selain kelima unsur tersebut diatas, dalam gaya komunikasi terdapat hal-hal lain yang dapat menarik dalam mempengaruhi pembicaraan. Hal-hal menarik yang dapat mempengaruhi pembicaraan antara lain :

  1. Pakaian.
  2. Pandangan mata.
  3. Mimik wajah.
  4. Sikap badan.
  5. Suara.
  6. Tulisan.

Teknik membuka rapat

Teknik membuka rapat, yaitu sebagai berikut :

  • Kalimat pembuka harus menarik atau memikat.
  • Kalimat pembuka berisi kalimat yang membangkitkan motivasi para pendengar secara cermat.
  • Kalimat pembuka berisi uraian secara umum tentang materi/topik yang akan dibahas.
  • Berikan penegasan atau penekanan pada tujuan dari pembicaran.
  • Gunakan kalimat yang singkat, jelas, tetapi langsung menarik perhatian para pendengar.
  • Pada awal pembicaraan dapat dipakai beberapa teknik, seperti :

Penggunaan data.
Anekdot.
Membuat pertanyaan.
Mengungkapkan sesuatu yang unik dan istimewa.
Pribahasa, kata bijak, dan kutipan dari kitab suci.

 

Teknik menutup rapat

Teknik menutup rapat, yaitu sebagai berikut :
1. Menyusun ringkasan atau kesimpulan.
2. Kalimat penutup.

 

Sumber : https://sarjanaekonomi.co.id/

Categories
Pendidikan

Resume Indomie Public Relations

Resume Indomie Public Relations

Resume Indomie Public Relations

Pengertian Public Relations

Public relations adalah semua kelompok yang memiliki minat actual atau potensial atau mempengaruhi kemampuan perusahaan untuk mencapai tujuannya, public relations meliputi berbagai program untuk mempromosikan atau melindungi citra atau produk individual perusahaan. Perusahaan yang bijaksana mengambil langkah konkrit untuk mengelola hubungan yang berhasil dengan masyarakat kuncinya.

Fungsi Khusus Manajemen

yang membantu membangun dan memelihara komunikasi bersama, pengertian, dukungan, dan kerjasama antara organisasi dan publik, melibatkan masalah manajemen, membantu manajemen untuk mengetahui dan merespon opini publik, menjelaskan dan menekankan tanggung jawab manajemen untuk melayani minat publik, membantu manajemen untuk tetap mengikuti dan memanfaatkan perubahan secara efektif, berguna sebagai sistem peringatan awal untuk membantu mengantisipasi tren, dan menggunakan penelitian dan teknik suara yang layak dalam komunikasi sebagai alat utama.

Fungsi Public Raltions:

  • Hubungan persmempresentasikan berita dan informasi tentang organisasi dalam pandangan yang paling positif
  • Publisitas produkmensponsorii usaha untuk mempublikasikan produk tertentu
  • Komunikasi korporatmempromosikan pemahaman organisasi melalui komunikasi internal dan eksternal
  • Melobibernegosiasi dengan pembuat peraturan dan pejabat pemerintah untuk mengajukan atau melonggarkan undang-undang dan peraturan.
  • Konseling memberikan saran kepada manajemen tentang masalah public, dan posisi perusahaan serta citra sepanjang masa yang baik maupun buruk.

2. Kasus penarikan Indomie di Taiwan bermula pada saat Kantor Dagang dan Ekonomi Indonesia di Taiwan mendapatkan surat dari Food and Drugs Administration (FDA) Taiwan yang memberitahukan mie instan produk Indofood tidak sesuai persyaratan FDA. Dalam surat tersebut dilampirkan pemeriksaan produk Indomie dari Januari-20 Mei 2010 terdapat bahan pengawet yang tidak diizinkan (Nipagin atau methyl p-hydroxybenzoate ) di Taiwan di bumbu Indomie goreng dan saus barberque.
Nipagin atau methyl p-hydroxybenzoate merupakan Zat pengawet yang terdapat pada kecap yang disertakan dalam kemasan mie instan khususnya jenis mie goreng. Akibatnya Indomie dilarang Taiwan dan ditarik BPOM Indonesia untuk diuji ulang kualitas mie instant Indomie. Kemudian adanya perbedaan standar mutu yang digunakan produsen indomie dengan pemerintahan Taiwan yang masing-masing berbeda ketentuan batas aman dan tidak aman suatu zat digunakan dalam pengawet,dalm hal ini Indonesia memakai standart BPOM dan CODEX Alimentarius Commission (CAC) yang diakui secara internasional Namun hal itu menjadi polemic karena Taiwan menggunakan standar yang berbeda yang melarang zat mengandung Methyl P-Hydroxybenzoate yang dilarang di Taiwan. hal ini yang dijadikan pokok masalah penarikan indomie.

3. berdasarkan pembelaan yang terdapat didalam media social, itu berarti indomie sudah melakukan positioning yang baik yang dapat membuat konsumen percaya bahwa mie indomie mie yang aman dikonsumsi sehingga meskipun ada isu yang kurang baik para konsumen tersebut tetap menyukai indomie, karena mereka tau bahwa indomie merupakan mie yang berkualiltas.

4. karena pihak indomie pada awalnya tidak menanggapi dengan serius akan isu tersebut dan akhirnya menjadi dampak yang kurang baik terhadap pihak indomie itu sendiri, situasi ini akan berpengaruh terhadap image produk dan perusahaan yang potensial berdampak pada masalah sales. Pihak indomie seharusnya melakukan penelitian ulang bukan berdiam diri karena ada pembelaan dari media social , pihak indome seharusnya meneyelidiki apakah benar hasil laboratorium dan uji validitasnya, apakah ada bukti yang dapat disampaikan kepada publik atau fakta yang direkayasa. Peristiwa ini menimbulkan ketidakpercayaan, menolak untuk membeli Indomie karena dianggap berbahaya. Indomie disebut krisis public relations karena indomie tidak mempunyai hubungan yang baik dengan Negara yang bersangkutan selama ini indomie hanya mengandalkan distributor, eksportir, sehingga ketika ada permasalahan Negara yang bersangkutan langsung menerbitkan bahwa produk tersebut tidak layak dikonsumsi, padahal apabila indomie membuat program khusus, masalah tersebut bias dirundingkan di meja bundar terlebih dahulu.

5. Sangat menguntungkan karena dengan adanya statement tersebut isu negative mengenai indomie menjadi reda, maka pihak indomie seharusnya melakukan hal yang sama dan bukan membuat pernyataan yang berbeda.

6. Untuk menyikapi hal tersebut PT Indofood sukses makmur harusnya mencantumkan segala bahan dan juga campuran yang dugunakan dalam bumbu produk indomie tersebut sehinnga masyarakat/ atau konsumen di Taiwan tidak rancu dengan berita yang dimuat di beberapa pers di Taiwan
· Kedua belah harusnya mengambil jalan tengah dari masalah penarikan tersebut dengan melakukan pembicaraan mendalam mengenai jalan keluar yang harus ditempun dengan tujuan agar kedua belah pihak tidak merasa dirugikan karna masalah tersebut
· Mengenai zat pengawet yang dilarang di Taiwan tersebut alangkah lebih baik jika produsen indomie yaitu PT.Indofood menyesuikan dengan Taiwan dengan tujuan sesuai dengan asas keselamatan konsumen dan pasal 7(b) UU PK.dan tentu saja agar exspor tetap berlangsung karena komoditi yang besar.
· PT Indofoof harus Memberikan citra yang positif
Suatu produk yang dijual oleh suatu perusahaan pastilah harus memiliki nilai positif. Meskipun terkadang masih ada beberapa produk yang sebenarnya masih memiliki nilai negatif namun oleh bagian pemasaran disulap hanya memiliki nilai positf.
Produk tersebut dinilai mampu memberikan efek yang berbahaya bagi kehidupan manusia yang mengkonsumsinya. Maka tidak banyak masyarakat yang mulai mengurangi asupan makanan yang berasal dari mie instan tersebut.
· PT Indofoof harus Meningkatkan kepercayaan
· PT Indofood harus langsung memberikan informasi kepada semua mitra perusahaan di banyak negara mengenai apa yang sebenarnya terjadi.
· Presiden direktur harus langsung cepat tanggap untuk menangani masalah tersebut
· Harus melakukan Koordinasi

Bahwa mie Indomie tidak berbahaya dan aman dikonsumsi. Bahkan, bersuara membela dengan menyebut kasus ini berpotensi perang dagang.

 

Baca Juga Artikel Lainnya :