Categories
Pendidikan

Prosedur Rapat

Prosedur Rapat

Prosedur Rapat

Istilah Prosedur Rapat

Kaitannya dengan pertemuan atau rapat maksudnya ialah pada saat menyelenggarakan rapat, maka pihak penyelenggara harus melakukan kegiatan dengan mengikuti cara atau tahap kegiatan yang tepat dan baik sesuai ketentuan umum yang berlaku dalam rapat.

Adapun prosedur pertemuan atau rapat secara umum, yaitu sebagai berikut :

Panitia penyelenggara melakukan prapersiapan seperti menentukan masalah, tujuan, dan maksud rapat, pemimpin dan peserta rapat, mengirimkan notula rapat sebelumnya.
Panitia penyelenggara melakukan persiapan seperti menentukan acara rapat dan menyusunnya, menata ruang rapat, menyiapkan peralatan perangkat lunak dan keras, peralatan menulis, menyusulkan bahan rapat yang belum sempat dikirim, menyusun konvokasi atau undangan rapat, menempatkan peserta sesuai dengan fungsi dan kedudukannya.
Panitia penyelenggara dan peserta rapat turut terlibat dalam pelaksanaan rapat. Seluruhnya peserta rapat mempunyai hak dan kewajiban yang sama. Maksudnya seluruh peserta rapat mempunyai hak untuk berbicara dan mempunyai kewajiban untuk menyumbangkan hasil pemikiran.
Seorang notulis bila rapat telah selesai harus mampu mencatat jalannya acara rapat. Hal yang dicatat ialah inti-inti pembicaraan selama berlangsungnya acara rapat.
Bila rapat telah berakhir maka pihak penyelenggara harus mempunyai notula rapat yang ditulis oleh notulis atau sekretaris. Notula rapat atau hasil naskah rapat biasanya harus diperbanyak atau digandakan dan dikirimkan atau didistribusikan kepada peserta rapat, baik yang hadir maupun yang tidak hadir pada waktu rapat, atau dikirim kepada pihak luar/ekstern.

 

Prosedur rapat atau pertemuan terdiri atas empat unsur, yaitu :

  • Prapersiapan,
  • Persiapan,
  • Pelaksanaan,
  • Penggandaan dan pendistribusian.

Selain keempat unsur tersebut diatas terdapat hal lain yang mempengaruhi prosedur rapat, yaitu jenis rapat dan tujuan rapat. Jika tujuan dari komunikasi ialah tercapainya suatu keputusan atau adanya pemecahan masalah, maka saluran yang dipergunakan ialah media lisan, kearah peserta yang sedikit atau rapat kecil. Sedangkan penyajian/presentasi formal dengan jumlah peserta rapat yang besar seperti konvensi penjualan, rapat pemegang saham, presentasi untuk analis keamanan, dan fungsi-fungsi upacara, pada umumnya diadakan di auditorium. Untuk memperbesar objek dalam presentasi ini seringkali digunakan alat bantu audiovisual seperti film, audio rekaman, dan slide show.

 

Sumber : https://seputarilmu.com/